Школа начинающего кадровика

Главная / _Работодателям / Школа кадровика

Телефонные переговоры с кандидатами на должность

Искусство ведения телефонных переговоров — важнейшее профессиональное умение любого делового человека, а работника кадровой службы в особенности.

В ходе телефонного разговора кадровик должен проанализировать, что и как говорит кандидат, а именно: соблюдает ли этикет телефонных переговоров, какие выражения и речевые обороты употребляет и каким тоном ведет беседу. Когда кандидатов очень много и телефон звонит постоянно, разговор должен быть отточен до мельчайших деталей, чтобы не ошибиться в принятии решения (подходит — не подходит), сберечь ценное время и бесценное здоровье. Как быстро и результативно провести телефонный разговор с кандидатом на должность, который вам позвонил, чтобы получить максимум информации о нем и принять правильное решение о необходимости личного собеседования?

Правильно начните

Быстро снимите трубку зазвонившего телефона. Это свидетельствует о вашей собранности и деловитости. Назовите фирму (например: ««Альфа–Банк» слушает»), чтобы исключить лишние расспросы звонящего. Не следует говорить: «Алло», «Да», «Вас слушают», по служебному телефону. Ответьте на приветствие звонящего. Говорите спокойно и доброжелательно.

Обратите внимание:

в какое время звонит кандидат — в обусловленное в объявлении или нет, в наилучшее в течение рабочего дня или в самом начале, в конце, в обеденный перерыв;
правильно называет фирму или не потрудился точно прочесть ее название;
насколько спокойно, уверенно и неторопливо произносит первые фразы, что свидетельствует о подготовке к разговору и чувстве собственного достоинства;
поздоровался ли с вами и подождал ли ответного приветствия;
владеет ли интонацией голоса, стараясь говорить приятным тембром или позволяет себе раздраженный, крикливый тон.

Познакомьтесь

После вашего ответа на приветствие звонящий должен назвать фамилию, имя, отчество и цель общения. Затем, если собеседник не знает вашего имени, следует представиться ему. Разговор будет более доверительным и открытым, если собеседники обращаются друг к другу по имени–отчеству. Спросите, как он узнал об имеющихся вакансиях.

Внимательно выслушайте

Кандидат должен коротко рассказать о себе главное: возраст, образование, опыт прошлой работы, уровень квалификации и опыт работы в требуемой должности, владение необходимыми знаниями и навыками, выдающиеся личные достижения. По вашей просьбе должен рассказать о своем местожительстве, семейном положении и состоянии здоровья. Постарайтесь не прерывать его рассказ, даже если называет свои характеристики не в порядке значимости, говорит о том, что вас не интересует и употребляет много лишних слов. Если время разговора ограничено, то слишком многословному собеседнику лучше задавать вопросы.

Обратите внимание:

соответствует ли кандидат жестким требованиям, предъявляемым вакантной должностью (например, только до 40 лет или только со специальным образованием);
степень его заинтересованности и настойчивости;
правильная ли у него речь, произношение, громкость, краткость и точность выражений, использование литературного языка или жаргона, специфичного для определенного социального круга.

Умный человек не говорит ничего лишнего и успевает мысленно отшлифовать каждую фразу, прежде чем высказать ее вслух. Быстрая речь — признак активности и сообразительности, но также и торопливости. Громкий командный голос свидетельствует об опыте руководящей работы или о деспотичности характера; тихий и робкий — о неуверенности в себе.

Ответьте на вопросы

Уважающий себя специалист обязательно задаст вопросы, касающиеся деятельности фирмы и своей будущей должности. Что фирма считает нужным сообщить о себе? Каково основное направление деятельности фирмы? Где находится предлагаемое место работы? Какова зарплата? Есть дополнительные выплаты и льготы? Существует ли перспектива продвижения по службе? Предполагается ли специальное обучение для нового работника?

Даже если кандидат сразу не подходит, следует ответить на его вопросы, не раскрывая коммерческой тайны. Отказ отвечать на вопросы или уклончивые ответы могут сформировать в сознании кандидата отрицательный имидж фирмы.

Пригласите на собеседование

Если кандидат подходит, пригласите его на личное собеседование. Терпеливо объясните дорогу к вашему офису, чтобы не опоздал и не заставил вас ждать. Назначьте день и час собеседования и обязательно ограничьте время (например: «В нашем распоряжении будет 15–20 минут»). Установлено, что ограничение времени позволяет мобилизоваться и более продуктивно провести переговоры, ценя каждую минуту. Перечислите все необходимые к собеседованию документы. Попросите хорошо обдумать ответы на сложные вопросы (например, о длительных командировках и т.п.).

Вежливо откажите

Если вы твердо уверены, что кандидат не подходит, следует вежливо отказать ему. Основное правило отказа — смягчить удар по самолюбию человека

Поэтому не следует:

резко обрывать говорящего словами: «Вы нам не подходите, до свидания»;
подчеркивать его недостатки;
отказывать безапелляционным тоном и сразу класть трубку;
лишать надежды на дальнейший успех («Такие никому не нужны»).

Следует:

начать отказ с комплимента (например: «У вас прекрасное образование, но для данной должности требуется другое»);
коротко объяснить причину отказа (например: «Работа связана с большими физическими нагрузками, что предъявляет требования к возрасту»);
сообщите, что вносите его в резервные списки;
пожелайте успехов в дальнейшем поиске работы: «С вашими знаниями и опытом вы должны добиться своего».

При отказе будьте готовы к разной реакции собеседника и сохраняйте спокойствие.

Правильно закончите разговор

Известно, что память человека наиболее прочно сохраняет начало и конец любого события и, в частности, процесса общения.

Завершайте разговор, как только достигнута его цель. Многие телефонные разговоры длятся неоправданно долго потому, что оба партнера имеют трудности с их завершением. Труднее всего закончить разговор с теми, кто, либо слишком болтлив, либо беспрестанно отвлекается на несущественные подробности. Не следует, однако, говорить собеседнику, что говорит много лишнего, и вы устали его слушать. Не следует оправдываться и извиняться, также, как и грубо прерывать разговор. Следует спокойно, но твердо произнести одну из подходящих к данному случаю фраз, например:

«Главное мы обсудили, жду вас на собеседование»;
«То, что вы говорите, очень важно, но я должен сейчас уходить».

Как мы уже говорили, важно сказать собеседнику что–то приятное:

«Рад был с вами познакомиться»;
«Звоните, всегда вам рады»;
«Всего вам доброго, здоровья, успехов».

Старайтесь приучить своих партнеров к деловому стилю ведения телефонных переговоров — к краткости и точности, вежливости и деловитости. Последнее впечатление о вас и вашей фирме должно остаться наилучшим.